FacebookTwitterLinkedin

Documenten delen met Teams en OneDrive

Een belangrijk onderdeel van Digitale Werkplek 2020 is het opslaan en delen van documenten in Teams en OneDrive. Iedere beroepscollega krijgt vanaf het tweede kwartaal van volgend jaar de beschikking over deze nieuwe werkplek.

De F-schijf en de G-schijf zijn nu nog de plekken waar documenten worden opgeslagen. Met de komst van Teams en OneDrive gaat dit veranderen. OneDrive is de vervanger van de G-schijf en daarmee de opslag van je persoonlijke documenten. Teams is de plek waar je gezamenlijke documenten opslaat en dus de vervanger van de F-schijf. Behalve documentopslag bevat Teams mogelijkheden als chatten, plannen en het bijhouden van actielijsten.

Teams en OneDrive maken het mailen van bestanden overbodig door documenten te delen. Door versiebeheer toe te passen kan altijd terug worden gegaan naar een voorgaande versie.
Bij de introductie worden afdelingen begeleid in het overzetten van relevante bestanden van de F-schijf naar Teams. Overige bestanden op de F-schijf worden vervolgens gearchiveerd. De bestanden van de G-schijf zullen worden overgezet naar OneDrive.

Wat sla je waar op? Een voorbeeld:
1. Je bent bezig met het schrijven van een voorstel. Tot het moment dat het voorstel in concept gereed is sla je het document op in OneDrive.
2. Als je je conceptvoorstel aan een collega wilt voorleggen, deel je het vanuit je OneDrive. Je collega kan dan in jouw document lezen en eventueel bewerken.
3. Als het moment daar is dat je jouw conceptvoorstel wilt delen met meerdere collega’s, dan verplaats je het conceptvoorstel naar Teams. Je kunt in Teams je collega’s laten weten dat je het conceptvoorstel hebt gedeeld. Daar ontvangen zij een melding van.
4. Als collega’s in Teams jouw conceptvoorstel bekijken dan kunnen zij in dat document ook hun opmerkingen/aanvullingen vermelden.
5. Als iedere collega naar het stuk gekeken heeft, dan kun jij de opmerkingen/aanvullingen in Teams bekijken en eventueel verwerken in het definitieve voorstel.
6. Je kunt een document, afhankelijk van het type, uploaden naar JOIN en/of publiceren op Mijn VNOG.

Ambassadeurs
Vanuit iedere afdeling zitten een of meerdere collega’s in de klankbordgroep. Zij kijken mee bij de inrichting van de Digitale Werkplek 2020. Bij hem of haar kun je ook terecht voor meer informatie. Eventueel kun je ook contact opnemen met Jurrian te Loo.

verschil f g schijf en Teams OneDrive

 

Lees hier alle informatie over de Digitale Werkplek 2020 en Mijn VNOG.