FacebookTwitterLinkedin

Op naar één nieuw Veiligheidspaspoort

imagesRegistratie incidenten, oefeningen, dienstjaren, declaraties en natuurlijk vergoedingen: Veiligheidspaspoort (VP) is al jaren het middel waarin dit allemaal geregistreerd wordt. En dat blijft ook zo. Wat wel verandert is dat we overgaan naar één licentie in plaats van zes, immers de zes clusters bestaan niet meer. Dat is de voornaamste aanleiding voor het nieuwe Veiligheidspaspoort.

Het doel met één licentie VP is op een uniforme wijze te gaan werken op een efficiënte en effectieve manier, waardoor accurate en betrouwbare informatie eenvoudig opgehaald kan worden en vergoedingen tijdig en correct kunnen worden verwerkt.

Vorig jaar is er een Europese aanbesteding geweest waarbij Magenta als winnaar uit de bus kwam. De voormalige clusters gebruikten al Veiligheidspaspoort van Magenta dus de veranderingen zijn minimaal. 1 januari 2018 gebruikt iedereen het nieuwe VP.

Wat  verandert er zoal?

1. Vergoedingen worden rond de 20ste van iedere maand uitbetaald in plaats van een keer per kwartaal, te beginnen in september van dit jaar al! De maandelijkse vergoeding gaat over de activiteiten van twee maanden ervoor (voorbeeld: betaling in september gaat over de periode van juli, betaling oktober gaat over de periode van augustus enz.) Alle postcommandanten hebben inmiddels een mail ontvangen met verder informatie om dit binnen de posten te delen.

2. Per 1 januari gaan we volledig digitaal werken, waarbij we gebruik maken van de handige apps van VP, zodat uitrukken, oefeningen, maar ook declaraties snel en eenvoudig via de apps ingediend kunnen worden.

3. Eén bronbestand HRM: deze afdeling verwerkt de persoonsgegevens in Centric en van daaruit worden deze automatisch gesynchroniseerd met VP. Hierdoor voorkom je dat gegevens in het ene systeem anders zijn verwerkt dan in het andere systeem. De dienstjaren kunnen op deze manier ook goed bijgehouden en verwerkt worden.

Daarnaast worden de mogelijkheden bekeken voor koppelingen met verschillende programma’s zoals PPMO keuringen, roosterweb, en de elektronische leeromgeving (ELO). Voordat het nieuwe VP gebruikt gaat worden volgen er uitgebreide testsessies met onder andere de afdelingen die veel met VP werken zoals de administratie, vakbekwaamheid en incidentbestrijding.

Samenwerking afdelingen

De projectgroep bestaat uit een regiegroep en vier werkgroepen (IB, VB, HRM, ICT). Elke werkgroep heeft een teamleider als coördinator en hij of zij neemt deel in de regiegroep voor integrale afstemming. De inrichting van de verschillende modules binnen VP moet immers goed op elkaar aansluiten, en veel werkprocessen en regelingen die nog geharmoniseerd moeten worden liggen hieraan ten grondslag. Er is dus nog veel werk te verzetten!

Bijeenkomsten

Er zijn en worden verschillende bijeenkomsten gepland voor instructie en afstemming met teamleiders en officieren IB, postcommandanten en  ondersteunend personeel/administratiepool. Hiervoor worden deze collega’s nog nader geïnformeerd.