FacebookTwitterLinkedin

Bereikbaar zijn….en soms even niet

bereikbaarheidWe zetten voor de clustermedewerkers (beroeps en ondersteuning) graag even wat praktische zaken op een rij die ervoor zorgen dat we als organisatie nog professioneler voor de dag komen. Deze hebben met name te maken met bereikbaar zijn en als je even niet bereikbaar bent, hoe je dit dan tijdelijk oplost.


Inspreken voicemail

We mailen met z’n allen wat af maar bellen doen we ook nog steeds heel veel. Natuurlijk ben je soms in vergadering of ben je druk met andere dingen, wat zou het dan mooi zijn als de voicemail op je mobiele telefoon is ingesteld. Aangezien veel collega’s een mobieltje van de zaak hebben is het raadzaam de voicemail goed in te spreken. Gebruik hiervoor bv de volgende tekst:

Op dit moment ben ik niet in de gelegenheid om u te woord te staan. Spreek eventueel na de piep een boodschap en telefoonnummer in en ik bel u zo snel mogelijk terug.
En eventueel: Met spoedvragen kunt u contact opnemen met collega……., telefoonnummer…..


Telefoon doorschakelen

Als je even in overleg gaat dan is het raadzaam de vaste telefoon (als je die nog hebt) door te schakelen naar je mobieltje zodat degene eventueel een boodschap kan inspreken.


Op vakantie? Zet je afwezigheidsassistent aan!

De komende maanden gaan we er bijna allemaal wel een of meerdere weken tussenuit. Een welverdiende vakantie ligt in het verschiet. Graag attenderen we je nog een keer op het instellen van de afwezigheidsassistent. En daarmee ook voor de tekst die er in moet staan alsmede naam, telefoonnummer en e-mail van collega(‘s) die voor vervanging zorgen. Eventueel kun je ook nog een speciale variant maken voor alleen je collega’s (in de ‘je’ variant i.p.v. ‘u’).

De tekst die je voor de afwezigheidsassistent kunt gebruiken:

Beste mailer,

In verband met vakantie ben ik afwezig van ......... tot en met ............ Heeft u een dringende vraag, neem dan contact op met mijn collega <naam noemen>, telefoonnummer......, emailadres...... Alle andere vragen en mails pak ik na mijn vakantie op.

Met vriendelijke groet,

<je voor- en achternaam>
<functie>

Let er op dat je de afwezigheidsassistent in stelt voor VNOG'ers maar ook voor externen! Vragen naar aanleiding van dit bericht, neem dan contact op met de secretaresse van jouw afdeling.

Klik op Lees verder voor meer tips!


Instellen digitale handtekening

Hoe groter, hoe leuker, maar des te lastiger ook om één uitstraling als VNOG en VNOG-er te houden. Wat daarbij helpt is dat iedereen (Iedereen? Ja, Iedereen!) zijn handtekening op dezelfde manier onder de mails zet.

Hoe doe je dat? Een voorbeeld:

1. Gebruik voor je naam dezelfde letter als in het bericht gebruikt wordt (Verdana, grootte 10).
2. Sla daarna een regel over
3. Kies lettertype Verdana, grootte 8
4. eerste regel: je functie/ spatie /Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland | Cluster Epe-Voorst-Apeldoorn  (bij meerdere functies gescheiden door een / )
5. tweede regel: vaste telefoonnummer | mobiele nummer | e-mailadres | www.vnog.nl. Maak de twee linkjes vervolgens zwart
6. derde regel: Postbus 234,  7300 AE  Apeldoorn | Bezoekadres: Saba 6, 7332 BH Apeldoorn
7. vierde regel (eventueel): (werkdagen …dag, …dag, …dag, …dag). Als je deze vierde regel toevoegt, kies dan in het keuzemenu: lettertype ‘gray’.

Voor een voorbeeld, zie de illustratie onder de tekst van het Twittericoontje.


Twittericoontje in handtekening

twitter icoontjeBij calamiteiten maar ook voor preventie maakt de VNOG veelvuldig gebruik van Twitter. We hebben al heel wat trouwe volgers (ruim 3400) maar dat kunnen er veel meer worden! Hoe meer volgers hoe meer retweets, hoe meer inwoners, bedrijven en andere organisaties we dus bereiken. Daarom een verzoek aan jullie.  

We willen vragen of je bijgaand Twitter icoontje (volg ons op Twitter) in je handtekening van Outlook wilt plaatsen. Dit doe je als volgt:  

• Ga in dit bericht met de rechter muisknop op het icoontje staan en kies Kopieer  

• Plak vervolgens dit icoontje in Word  

• Ga met de rechtermuisknop op het icoontje staan en klik vervolgens op Hyperlink  

• Plak in het vakje Hyperlink dit internetadres: https://twitter.com/VNOGregio. Klik op OK  

• Kopieer vervolgens dit icoontje met code naar je handtekening in Outlook  

• Ga hiervoor dus naar Outlook, kies dan Bestand, Opties, Email  

• Kies Handtekeningen  

• Kies de handtekening waar je het icoontje wilt vermelden  

• Ga in het tekstvak van die handtekening naar de ruimte onderin (waar iets staat over je werkdagen)  

• Plak hier het icoontje (de code zit er nog in als het goed is)  

• Kies Opslaan  

• Maak een nieuw mailtje en kijk of in je handtekening nu ook het icoontje met daarachter de code staat  

• Stuur jezelf een testmail  

• Als het goed is kun je in dit mailtje nu op het icoontje klikken en ga je naar de pagina van de VNOG op Twitter. Mensen die ook op Twitter zitten kunnen ons nu gaan volgen

twitter in handtekening