Veelgestelde vragen

Knipsel 2Lees hier de meest gestelde vragen over de Algemene verordening gegevensbescherming/Privacywet. Staat het antwoord er niet tussen? Neem dan contact met ons op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
We hebben de vragen gerubriceerd naar onderwerp.

OPSLAAN / BEWAREN / VERSTREKKEN VAN GEGEVENS

Waar sla ik een lijst op met persoonsgegevens?
Antwoord: Stel vast wie de eigenaar is van de te beheren lijst en of jij de persoon bent die de (laatste) versie mag aanleveren. Controleer of de juiste type gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor je de lijst maakt zijn gebruikt. Alleen de eigenaar mag de (laatste) versie opslaan op de daarvoor aangewezen beveiligde plek. Zorg ervoor dat werkversies of kopieën van je eigen werkomgeving worden verwijderd.
Overigens kan het ook zijn dat je hetzelfde doel kunt bereiken zonder dat je gebruik hoeft te maken van een lijst. Dat kan b.v. doordat de vraagsteller niet de lijst krijgt maar gegevens uit een voor hem of haar geautoriseerde omgeving haalt.

Waar moet ik op letten als iemand mij om vertrouwelijk en/of privacy gevoelige informatie vraagt?
Antwoord: Stel vast wie de eigenaar is van de vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie en of jij de persoon bent die de vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie mag aanleveren. Controleer of de juiste type gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor je de informatie verstrekt, zijn gevraagd. Alleen de eigenaar mag de vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie opslaan op de daarvoor aangewezen beveiligde plek. Zorg ervoor dat werkversies of kopieën van je eigen werkomgeving worden verwijderd.
Overigens kan het ook zijn dat je hetzelfde doel kunt bereiken zonder dat je gebruik hoeft te maken van vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie. Dat kan b.v. doordat de vraagsteller niet de vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie krijgt maar deze uit een voor hem of haar geautoriseerde omgeving haalt.

Waar moet ik op letten als ik persoonlijke informatie wil verstrekken over een collega?
Antwoord: Zorg er altijd voor dat de persoonlijke informatie die je wilt verstrekken afgestemd is met de betreffende collega, diens partner, kinderen of nabestaanden. Let er ook op of de persoonlijke informatie in lijn is met het doel waarvoor je de informatie wilt verstrekken. Een voorbeeld: De afwezigheid van een collega kan worden gemeld voor de duur van de afwezigheid zonder te vermelden waarom.

MAIL

Waar moet ik op letten als ik een mail verstuur?
Antwoord: Controleer altijd naar welk emailadres je de mail verstuurt en zeker indien je gebruik maakt van groepen. Ook als je een mail beantwoordt moet je controleren of je iedereen wel in de beantwoording wilt meenemen. De mail kan namelijk vertrouwelijke en/of privacygevoelige informatie bevatten die niet voor de hele groep bestemd is. Het kan zijn dat de groep mailadressen bevat die niet up-to-date zijn of personen bevat die niet meer tot de groep behoren.

FOTO'S / SOCIAL MEDIA

Wie of wat mag ik fotograferen/filmen?
Antwoord: Het gaat erom waarom je een foto of film maakt en of hier 1 of meer personen op staan. Bij incidenten mag je foto's maken of filmen voor leerdoeleinden. Zodra er personen bij betrokken zijn moet je ze van tevoren informeren dat je foto's gaat maken of dat je gaat filmen en dan moet je om toestemming vragen. In het geval dat het gaat om slachtoffers dan moet je achteraf om toestemming vragen aan de slachtoffers of de nabestaanden. Wordt de toestemming achteraf geweigerd dan moet je de opnames verwijderen.

Waar moet ik op letten als ik een bericht wil posten op een social media?
Antwoord: Het gaat erom waarom je een bericht wilt posten en of hier afbeeldingen of namen van 1 of meer personen op staan. Zodra er personen bij betrokken zijn moet je ze van tevoren informeren dat je foto's gaat maken of dat je gaat filmen en dan moet je om toestemming vragen. Hetzelfde geldt voor het gebruik van namen in het bericht. Indien het een bericht betreft waarbij anderen zijn betrokken dan je eigen collega's moet je nagaan of de plaatsing wel gewenst is.

WERKPLEK

Wat moet ik doen als ik van mijn werkplek ga?
Antwoord: Vergrendel altijd je scherm ook als je maar even van je werkplek gaat. Dit geldt ook als je thuis aan het werk bent. Vergrendelen doe je via <ctrl> <alt> <delete> of <Windows START> <L> .
Als je papieren documenten hebt met vertrouwelijke en/of privacygevoelige informatie dan dien je die ook goed op te bergen als je (even) van je werkplek gaat. Gebruik daarvoor de aangewezen af te sluiten kast of locker.

Wat moet ik doen als ik iemand toegang tot een gebouw/kazerne wil geven?
Antwoord: Geef in ieder geval niet je eigen tag of sleutel af. Stel vast wie bevoegd is om de toegang te verlenen. Is dit eenmalig zorg dan dat de bezoeker naar binnen en naar buiten wordt begeleid en dat diegene is die wordt verwacht. Komt dezelfde bezoeker vaker en is het gewenst dat deze persoon over een eigen tag of sleutel beschikt zorg dan dat de bezoeker wordt geregistreerd via de gebouwbeheerder. Er zijn zowel bedrijfs- als persoonsregisters. Houdt er rekening mee dat de verstrekte tag of sleutel toegang kan geven tot het gehele gebouw en dat je daarmee een verhoogd risico kan lopen.

Wat moet ik doen als ik vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie bij b.v. de printer of een werkplek aantref?
Antwoord: Probeer te achterhalen wie de gegevens heeft laten liggen en als dit is gelukt overhandig de informatie. Je kunt hem of haar erop wijzen dat dit niet gewenst is. Gebeurt dit vaker bij dezelfde collega geef dan bij die collega aan dat je dit gaat melden bij zijn of haar leidinggevende.
Kun je niet achterhalen wie de informatie heeft laten liggen of de collega is niet meer op de locatie vernietig dan de informatie.
Als je het vermoeden hebt of hebt geconstateerd dat andere personen dan je collega's de vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie hebben ingezien of gekopieerd meldt dit dan bij de FG (Functionaris Gegevensbescherming). Het telefoonnummer van de FG is 088-3105385. Het mailadres van de FG is Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

PRIVACYGEVOELIGE INFORMATIE

Wat moet ik doen bij verlies of diefstal?
Antwoord: Ook indien je priveapparatuur hebt waar VNOG informatie op staat dien je een melding van verlies of diefstal te maken bij de servicedesk. Stel vast of je vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie op de verloren of gestolen apparatuur had staan en meldt ook dit aan de servicedesk. De servicedesk zal de nodige acties uitzetten.Het telefoonnummer van de servicedesk is: 088-3104333. Het mailadres is Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wat moet ik doen als iemand mij vertrouwelijke en/of privacygevoelige informatie stuurt dat niet voor mij is bestemd?
Antwoord: Meldt dit bij de servicedesk. Stel vast of het gaat om vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie en meldt ook dit aan de servicedesk. De servicedesk zal de nodige acties uitzetten. Het telefoonnummer van de servicedesk is: 088-3104333. Het mailadres is Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wat moet ik doen als ik vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie niet meer in mijn bezit heb?
Antwoord: Meldt dit bij de servicedesk. De servicedesk zal de nodige acties uitzetten. Het telefoonnummer van de servicedesk is: 088-3104333. Het mailadres is Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wat moet ik doen als ik een telefoongesprek voer waarin vertrouwelijke en/of privacy gevoelige informatie wordt besproken?
Antwoord: Als het gesprek over jouw privacy gaat dan zul je waarschijnlijk al een besloten ruimte opzoeken. Datzelfde geldt ook als het gesprek over iemand anders zijn of haar privacy gaat. Door het open kantoorconcept is dat soms lastig. Zorg er dan voor dat je het gesprek op een later tijdstip kunt voeren als je wel in staat bent om in een besloten ruimte te zijn. Stem desnoods met een collega af of een besloten ruimte tijdelijk geruild kan worden. Let op: ook in een besloten ruimte kan een gesprek met stemverheffing of emoties nog steeds worden gevolgd. 

WACHTWOORDEN

Is het erg als ik mijn wachtwoorden ergens opschrijf en bewaar?
Antwoord: Nee, mits je de gegevens op een beveiligde plek opslaat waar alleen jij bij kan. Een beveiligde plek is bij voorkeur een digitale wachtwoordenkluis die te gebruiken is op je laptop, desktop of smartphone. Wil je hierover advises neem dan contact op met de servicedesk. Het telefoonnummer van de servicedesk is: 088-3104333. Het mailadres is Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

CONTACTPERSONEN

Bij wie kan ik terecht voor privacyvraagstukken?
Antwoord: Dat kan bij de FG (Functionaris Gegevensbescherming). Het telefoonnummer van de FG is 088-3105385. Het mailadres van de FG is Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Bij wie kan ik terecht voor informatieveiligheidsvraagstukken?
Antwoord: Dat kan bij de CISO (Chief Information Security Officer). Het telefoonnummer van de CISO is 088-3106471. Het mailadres van de CISO is Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.